Deixe a caixa de entrega do Gmail organizada e vazia

A organização da caixa de entrada do Gmail é muito fácil de ser configurada e mudou para melhor minha forma de trabalhar.

Há algum tempo eu já utilizo os filtros do Gmail para tratar as mensagens indesejadas, como as propagandas e os spams. Também os utilizo naqueles e-mails que eu não preciso ler no momento em que chegam, como os resumos de grupos do LinkedIn ou as newsletters  que eu assino. Ou seja, estes tipos de conteúdos são tratados sem que eu veja, o que já elimina um grande número de mensagens de minha inbox. Para que isso aconteça, hoje tenho mais de 300 filtros ativados!

Mas, como lidar com os e-mails que não devem ser apagados ou arquivados automaticamente e que abarrotam a nossa caixa de entrada? Para resolver isso adotei a configuração e métodos descritos nesse post.

Antes de mudar minha forma de trabalho minha inbox continha todas as mensagens: lidas, não lidas, marcadas e não marcadas. Ou seja, as mensagens que eu usaria mais tarde para atender a alguma ação ficava misturada com aquelas que seriam simplesmente arquivadas, esquecidas até o dia em que eu precisasse delas.

Até o dia em que vi uma dica no site do Andreas Klinger e a adaptei para hoje usar minha caixa de entrada dessa forma:

Caixa atual

Caixa de entrada sempre vazia e com mensagens agrupadas por importância e ações

O que mais eu ganhei com a nova inbox?

1. Melhor usabilidade para aplicação das fases de Processamento, Ação e Revisão de informações do GTD
Se o e-mail é mostrado em minha inbox é porque deve ser feito algo com ele, ainda que deva ser jogado fora.

2. Monitoramento e Controle
Ao visualizar os e-mails classificados por níveis de prioridade, por tarefas delegadas e por aguardo de resposta, tenho certeza de que nenhuma informação se perderá ou que algo deixará de ser feito. Atire a primeira pedra quem nunca “esqueceu de fazer” algo porque o e-mail referente a tarefa foi rolando pra baixo, rolando, rolando até sumir da primeira página de sua inbox à medida que novas mensagens chegavam.

3. Senso de organização
Falo de aparência “clean” mesmo, de limpeza, de produtividade, de tarefas em dia, de satisfação por ter tarefas sobre controle ao ver a caixa de entrada vazia e mostrando somente o que importa naquele momento.

4. Produtividade
A classificação dos e-mails pelos tipos citados no item 2 permite eu gerenciar melhor o meu tempo, uma vez que estão claras para mim as prioridades e quem está com cada tarefa delegada, além de eu sempre ficar de olho nas respostas que ainda não me foram dadas. Lembram daqueles fornecedores que nunca dão resposta? ;)

Como é o meu dia a dia com a nova inbox?

Se a mensagem recebida não tiver utilidade eu mando ela pro lixo. Do contrário, ela obedece o seguinte fluxo:

Fluxo de classificação de e-mails

Repare que todas as mensagens são arquivadas. Todas! É essa ação que garante que elas saiam de sua caixa de entrada.

As mensagens por mim enviadas e que aguardam resposta do destinatário para eu dar continuidade a alguma tarefa são marcadas com interrogação lilás: Captura de Tela 2014-03-29 às 11.10.21.

Gostou e também quer trabalhar assim? É fácil configurar!

Passo 1 – Habilite as múltiplas caixas de entrada:
– Clique no ícone “Configurações” no canto superior direito da caixa de entrada e depois no item “Configurações“:
Config

– Clique na aba “Labs
– Ative o recurso “Várias caixas de entrada“:
Ativar múltiplas cx de entrada

– Clique em “Salvar alterações” no fim da página

Passo 2 – Escolha os símbolos corretos
Ainda em “Configurações“:
– Clique na aba “Geral
– Role pra baixo até o campo “Estrelas” e arraste as estrelas que deseja usar na classificação de suas mensagens.
– Clique em “Salvar alterações” no fim da página.

Eu uso a seguinte configuração:
Habilitação das estrelas

E eis os significados de cada:
– Estrela amarela: mensagens que demandam ações minhas e que têm com prioridade normal
– Estrela vermelha: mensagens que demandam ações minhas e que possuem prioridade alta
– Setas à direita: mensagens que demandaram ações que foram delegadas
– Interrogação lilás: e-mails que eu enviei e aguardo resposta

Passo 3 – Configuração da caixa de entrada para utilização dos símbolos escolhidos
Isso é necessário para que as mensagens saiam de sua caixa de entrada e sejam agrupadas de acordo com a classificação que você fizer e arquivá-las.

Nomear os labels

– Vá para “Configurações
– Clique na aba “Várias caixas de entrada
– Adicione os filtros como estão na imagem acima.

Passo 4 – Agora são necessários uns ajustes finais, se sua caixa de entrada não mudar é porque algo aqui nessa seção foi feito errado:

– Vá para “Configurações
– Clique em “Caixa de entrada
– Em “Tipo de caixa de entrada” selecione “Padrão
– Em “Categorias” deixe somente a caixa “Principal” marcada. Desmarque todas as outras.
– Em “Marcadores importantes” marque a caixa “Nenhum marcador
– Em “E-mails filtrados” marque a caixa “Não substitui os filtros
– Clique em “Salvar alterações

Agora vá para sua caixa de entrada e atualize a página. É bem provável que ela esteja bem cheia, então faça o seguinte:

Dê uma olhada nas mensagens e marque aquelas que demandam ações (estrelas amarelas ou vermelhas) e aquelas cujas ações serão delegadas (setas à direita). O que sobrar poderá ser guardado e esquecido. Depois selecione todas as mensagens e clique em arquivar e acontecerá o seguinte:

As mensagens que foram marcadas serão agrupadas à direita de sua página de acordo com a classificação recebida e as demais sumirão de sua cx postal!

Conte-me o que achou dessa configuração e como ela facilitou o seu dia a dia, compartilhe com seus amigos!

  • Carlos Curralo

    Ola Paulo,
    Parabéns pelo blog esta muito bom, com os textos e imagens muito explicativos sem serem maçadores.
    Queria agradecer particularmente por este Post pois ja tinha, por varias vezes estruturar o meu gmail para ser o mais produtivo possível, mas sem grandes resultados.
    Com esta estrutura de caixa de entrada de Gmail, finalmente atingi o inbox zero, e tem-se mantido assim.
    Alem disso nunca perco de vista os mails que realmente me interessam, pois estão sempre ali presentes, podem aplicar esta dica na vossa caixa de entrada do Gmail pois realmente é muito eficaz.
    Finalmente – inbox Zero
    Obrigado Paulo, continua assim que vais no bom caminho.

    • Paulo Nogarol

      Caro Carlos,

      Obrigado pelas palavras sinceras e gentis, o seu retorno sobre o conteúdo e forma do blog me ajudaram muito! Você e as outras pessoas que criticaram, sugeriram, opinaram sobre o blog foram muito importantes na decisão de eu levar este espaço à frente.

      Abraços e sucesso!

  • Isaque Cezarino

    A estruturação ficou muito boa.

    Essa ideia de marcar os itens delegados é muito bacana.

    Em breve na minha inbox.

    • Paulo Nogarol

      ;)

      Marco os itens delegados com etiquetas referentes aos projetos e às pessoas que receberam as tarefas.

      Fica mais tranquilo de manter sempre à vista o que está com alguém.

      Delegar e não “delargar”.

  • http://www.studioimago.com.br Lucas Rodrigues

    Adorei o artigo, Noga.

    Especialmente enriquecedor e útil pra mim, você me apresentou algumas utilidades que eu desconhecia no Gmail! Muito bacana!

    Começando as alterações. Abraços.

    • Paulo Nogarol

      Bacanas as alterações, né Lucas? Têm me ajudado bastante.

      Junto com estas que escrevi também utilizo uma estrutura de etiquetas que facilita as pesquisas ou identificação rápida de assuntos, projetos, autores e outros itens que utilizo.

      Que bom que gostou! Abraços!

  • Nana Cachen

    Muito bom!
    Estou lendo rapidamente no iphone e mal posso esperar para ler em uma tela maior.
    Meus dedos ja estao coçando para implantar a metodologia.
    Adorei o blog.

    • Paulo Nogarol

      Nana,

      Obrigado, fico contente pelo artigo lhe ser útil e por você ter gostado do blog.

      Confesso que ver a caixa vazia todos os dias me dá uma sensação de realização, de “assuntos em dia” muito boa.

      Abraço.

  • Elison Silva

    Paulo,

    Muito bem colocado. A estrutura do seu site ficou show de bola, principalmente a parte dos comentários.

    • Paulo Nogarol

      Obrigado, Elison.

      Abraço.

  • Rodrigo Costa

    Muito bom o tutorial, Paulo.
    Para te dar um feedback, cheguei até aqui pelos hangout’s do Vladimir sobre o GTD, no qual me interessei pela sua metodologia de uso no evernote.
    Sempre mantive minha caixa de entrada do Gmail “zerada” e com gerenciamento por tags, mas acabei de implantar a sistemática das várias caixas e ficou muito mais visual a experiência.

    De novo muito obrigado!

    Rodrigo Costa.

    • Paulo Nogarol

      Olá, Rodrigo.

      Agradeço o feedback, um abraço!

  • http://www.primeconsulting.com.br/ Anderson Canteiro

    Paulo. Muito bom o fluxo. Fácil, rápido e preciso. Eu trabalhava com arquivamento e marcadores, porém as mensagens saiam da minha visualização e vez ou outra acabava perdendo o time das respostas. Implementação simples. Parabéns por compartilhar.

    • http://nogarol.com.br/ Paulo Nogarol

      Olá, Anderson. Este também era o meu exemplo.. eu até me organizava com etiquetas e arquivamento. Mas, o detalhe da perda das mensagens por não visualizá-las já me deixou em apuros. Obrigado por comentar, um abraço.

  • Cleber Marinosse

    Paulo, tudo bem?? achei muito legal e até estou seguindo exatamente o que você tem mostrado, desde o vídeo com o Evernote, achei bem dinâmico e funciona perfeitamente para mim aquela forma de tag.
    Agora li essa tua matéria e achei fantástica, mas tenho uma pergunta, como esse sistema funciona no app do gmail para iphone? Há aguma maneira de visualizar da mesma forma que vejo no computador, no celular? Abraços!

    • http://www.petmood.com.br/ Paulo Nogarol

      Olá, Cleber!
      Este método de organização não funciona para nossos telefones. Quando visualizo as mensagens em meu celular eu não arquivo, deixo todas na caixa de entrada e faço a classificação com as estrelas quando eu estiver no computador.

      Abraços!