Como não perder o foco

Muitas de suas tarefas atrasam devido a falta de foco e não devido a “falta de tempo”. Entre aspas pois é o que as pessoas desfocadas alegam quando não conseguem fazer o que deveriam.

Quando você não tem foco certamente sofre algumas dessas consequências:

Imagine (ou lembre) a seguinte cena: vários livros pra ler; incontáveis papéis, post-its, rascunhos, cartões de visita em cima de sua mesa; bombardeios mentais de coisas que foram iniciadas e ainda não foram concluídas; mais bombardeios de coisas que foram concluídas mas terão que ser refeitas devido a algo que você esqueceu; arquivos digitais espalhados dentro de seu HD e que consomem seu tempo quando precisa localizá-los… são alguns exemplos que refletem a desorganização gerada pela sua falta de foco.

Quando não há foco, gasta-se mais tempo para executar uma determinada tarefa e isso resulta em perda de produtividade. Enquanto seu colega de trabalho prepara um relatório em três horas, você gasta o dia inteiro e ainda fica com dúvidas se colocou o que era realmente importante no documento.

Ainda sobre o exemplo acima: enquanto seu colega está em casa com a família você acaba de lembrar que esqueceu de atualizar o status de uma tarefa no relatório e abre o laptop às 23h00 pra concluir a tarefa, também não resiste e abre o e-mail porque sabe que alguém lhe enviou uma mensagem cobrando algo que você não teve tempo de fazer porque estava trabalhando no relatório o dia inteiro. Você então reafirma algo que todo mundo já notou: você está sobrecarregado.

Para tentar colocar as coisas em dia você leva trabalho pra casa, deixa de brincar com seus filhos, sabota um sábado na praia com os amigos, deixa de fazer um exame de saúde de rotina, esquece que existe academia de ginástica, não tem tempo pra estudar outro idioma e não exercita sua espiritualidade. Sua vida é marcada muito mais por sacrifícios do que por realizações.

Daí, sempre fica muito difícil concluir ou iniciar algo e o que você consegue terminar não fica tão bom quanto poderia ter ficado.

E o que faz você perder o foco?

Há alguns motivos clássicos como os ambientes barulhentos ou propícios a interrupções. Mas, preste atenção nestes:

1. Atirar em todos os alvos e com qualquer tipo de munição.

Quando você define o que deverá ser feito naquele dia, você cria um roteiro, uma agenda, um norte a ser seguido. Você define o que necessitará do seu foco para ser concluído. Do contrário, tenderá a fazer de tudo um pouco, vai começar um monte de tarefa ao mesmo tempo e não vai terminar nenhuma. A ausência de planejamento frequentemente é acompanhada por:

– Prazos não definidos: quando você não sabe ou não define quando uma atividade tem que ser concluída então não há porque se importar com interrupções ou com pausas não programadas.

– Síndrome do estudante: mesmo quando você sabe quando tem que entregar a tarefa, você deixa pra começar a executá-la nas vésperas da data de entrega.

– Ausência de estratégias: sejam elas pessoais ou profissionais, as estratégias servem como limitadoras de ações. Elas ajudam você a fazer escolhas e, assim, ajudam você a definir as prioridades. Ao conhecer a estratégia você também conhecerá quais metas terão que ser alcançadas e quando elas terão que ser alcançadas e, então, ficará mais claro pra você saber onde aplicar o seu foco.

2. Fatores emocionais

Num efeito “bola de neve”, quando as coisas saem do controle e você sofre com o acúmulo de atividades é comum aparecer sintomas de fadiga, stress e ansiedade. Esquecimento, taquicardia, mal-humor, intolerância com pessoas mais lentas, dificuldade para leitura (perda de concentração) e outros que também dificultam você a ter foco em algo.

3. Redes sociais

Conheço pessoas que ficam com uma aba do facebook aberta enquanto desenvolvem suas atividades. Isso não é necessariamente um problema, não é necessariamente algo que tenha que ser resolvido. Isso torna-se um problema quando essas pessoas atrasam a entrega de suas tarefas; quando esquecem de fazer um telefonema para um fornecedor ou quando emitem um documento com erros pelo fato de não estarem focadas nestas atividades, por terem sofrido distração por algo que elas mesmas procuraram. Este é um item polêmico.

Conheço gestores que defendem a proibição total das redes sociais, enquanto outros levantam a bandeira da liberação total. Fica pra outro post.

Então como trabalhar focado? Como não perder o foco?

Em seu livro “Foco“, o psicólogo Daniel Goleman afirma que há alguns tipos de foco que, se forem desenvolvidos, podem lhe auxiliar a aumentar a concentração e persistência para executar suas atividades. Destaco o “foco pessoal” e o “foco nas pessoas”.

O foco pessoal refere-se ao auto-controle, ao seu auto-conhecimento. Refere-se a como você reage aos estímulos positivos e negativos que sofre em seu dia a dia. Goleman cita algumas dicas para desenvolver este foco:

  • Preste atenção em suas emoções. O que lhe deixa furioso no trabalho? O que lhe motiva a fazer as coisas bem feitas? O que lhe acalma quando você recebe um telefonema com notícias ruins? Como você responde a uma solicitação de ajuda? O que você sente quando recebe um elogio de seu chefe?
  • Reflita sobre as suas emoções, pense a respeito. Procure significado, analise as consequências boas e ruins de suas respostas aos estímulos que recebe. Questione suas atitudes.
  • Inspire e expire. Tenha a mente tranquila, faça exercícios de respiração abdominal. Eu faço e funciona.

Já o foco nas pessoas refere-se a entender o que as pessoas fazem, refere-se a compreender como elas se sentem, o que elas necessitam ou desejam.

Com tal compreensão, fica mais fácil para você identificar o que executar, por que executar, quem vai executar, onde executar, como executar e quanto isso vai custar. Ou ainda avaliar se é necessário realmente executar aquilo que lhe foi pedido.

Afinal de contas, desejos são diferentes de necessidades.

Para desenvolver este tipo de foco Goleman dá as seguintes dicas:

  • Treine sua mente. Ao mastigar algo preste atenção na textura dos alimentos ou ao ouvir uma música identifique um instrumento e o acompanhe enquanto ela toca, preste atenção no ritmo da bateria ou no piano e tente esquecer os outros instrumentos.
  • Traga sua mente de volta. Se perdeu e começou a prestar atenção nos outros instrumentos? Volte, concentre, comece de novo, treine.
  • Cuide de suas emoções. Antes de tentar entender o próximo, entenda a você mesmo. Não adianta tentar compreender algo que está fora de sua casa se você não controla o que está dentro de seu quintal.

Existem algumas ferramentas e técnicas de produtividade que podem lhe ajudar a aumentar o seu foco:

  • GTD: método de gestão de ações desenvolvido por David Allen. No podcast GTD Express você encontra material farto pra entender como o método funciona.
  • Pomodoro: método de gerenciamento do tempo que consiste em pausas frequentes e programadas para aumentar a sua produtividade.

Por fim, faça a seguinte pergunta antes de executar qualquer atividade:

“Isso vai agregar valor? Vai gerar resultado?”

Se a resposta for negativa não pense duas vezes: não faça! Foque em outra coisa!

  • http://twitter.com/alexsouzafa ALEX AMARAL (@alexsouzafa)

    Muito bom, Paulo. Post muito bem escrito e com muito FOCO. Parabéns :-)

    • Paulo Nogarol

      Muito obrigado, Alex. ;-)

  • https://www.facebook.com/cleristonsoares Cleriston Soares da Silva

    Ótimo post, excelentes dicas, estou voltando de férias e a cabeça ja esta fervilhando com os projetos que estão em Stand-by, ja estou listando tudo no Evernote.

    Obrigado e continue com suas dicas pois são muito uteis.

    • Paulo Nogarol

      Cleriston, ótima oportunidade para exercitar o planejamento com o Evernote, hein?

      Obrigado e fico contente por as dicas lhe serem úteis.

  • Roberta Christie

    Estava precisando ler isto!

  • Rafael Britto

    Olá Paulo, ótimo artigo. Comecei a me organizar melhor depois de assistir o hangout sobre o Evernote que você participou. E depois dessa, acabo de baixar um app da técnica do Pomodoro para exercitar melhor o foco. Um grande abraço e continue com suas contribuições.

    • Paulo Nogarol

      Olá, Rafael.

      Que bom que o hangout lhe ajudou em sua organização! Conte depois como foi sua experiência com o pomodoro.

      Um abraço e obrigado.

  • http://www.techload.com.br Marcelo

    Fantástico post! Parabéns!